L’un des principaux facteurs de développement d’une entreprise est la gestion administrative. Elle fait partie du quotidien de l’entreprise. Néanmoins, savoir gérer les tâches administratives de manière efficiente et efficace n’est pas donné à tout le monde. Cela ne s’improvise pas non plus. Mais quelles sont alors les astuces pour une bonne gestion administrative ? C’est tout l’intérêt de cet article.
Mieux s’organiser
L’organisation est le principe de base en toute chose. Une entreprise qui veut donc optimiser sa gestion administrative se doit de s’organiser. De ce fait, il est recommandé de mettre en place des principes ou procédures dans la mise en œuvre des différentes tâches. L’objectif principal est de ne pas être encombré ou découragé par une gestion administrative qui évoluera proportionnellement à la croissance de votre entreprise.
Pour cela, il est important de disposer de dossiers dans lesquels vous allez sauvegarder au fur et à mesure tous vos documents administratifs. Optez de préférence pour des dossiers numériques et classez vos documents par nature : assurance, fournisseurs, clients, banque, etc. Nommez ensuite ces derniers de manière logique et chronologique. Archivez les documents déjà traités pour libérer de l’espace. Vous pouvez également contacter un service de gestion administrative pour une gestion administrative plus efficace.
Mettre à jour la comptabilité
Vous souhaitez optimiser votre gestion administrative ? Pensez d’abord à mettre à jour votre comptabilité. Souvent banalisée par plusieurs entrepreneurs et loin d’être une contrainte, la comptabilité est un véritable pilier pour le pilotage de votre entreprise. Certes, cette tâche revient à l’expert-comptable, mais il est important que vous vous intéressiez également à ce paramètre.
Cela vous permettra de discuter avec l’expert-comptable sur les analyses de performances des différentes activités de l’entreprise. Ainsi, vous pourrez facilement faire les choix au bon moment et préparer vos prévisions budgétaires.
Élaborer un planning de vos échéances
Qui parle de gestion administrative efficace parle sans doute de planning ou encore de dates butoirs. Lorsque toutes les échéances sont enregistrées dans un planning, vous pourrez avoir l’esprit tranquille et être concentré sur vos différents projets. Ce planning sera associé sur le plan de votre trésorerie pour une meilleure vue sur les futures entrées et sorties d’argent de la caisse de l’entreprise.
Par ailleurs, en fonction du régime fiscal de votre choix, vous aurez à remplir certaines formalités :
- L’enregistrement comptable de vos recettes et de vos achats ;
- Des déclarations fiscales (TVA, BNC, IS, CFE, BIC, taxes diverses, etc.) ;
- Des déclarations sociales, des fiches de paye, etc., si vous êtes employeur ;
- Des comptes annuels et un rapport de gestion, si vous êtes une société
Si vous ne le saviez pas, sachez qu’organiser et planifier sont les principes fondamentaux pour une bonne gestion administrative.
Contrôler vos finances
Pour une bonne gestion de vos finances, optez pour un rapprochement bancaire. C’est un excellent moyen de contrôle qui permet de rapprocher votre comptabilité de votre solde de banque. En réalité, la somme inscrite sur votre relevé de banque ne correspond pas exactement à la situation de votre trésorerie.
Avec l’évolution de la technologie, il est possible d’accéder aux comptes bancaires via une application ou un site internet. Cela vous permet de suivre régulièrement les entrées et sorties de la trésorerie sur vos comptes. De plus, vous pourrez facilement détecter d’éventuelles erreurs de comptabilisation, des vols ou des commissions.
Optez pour la dématérialisation et le minimalisme
La dématérialisation est l’une des meilleures astuces pour une gestion administrative efficace. En effet, la dématérialisation présente de nombreux avantages :
- Un excellent gain de place dans les bureaux ;
- Un stockage de documents sur un espace sécurisé ;
- La simplification du classement et de l’archivage de documents ;
- La facilité d’échanges et de transactions financières ;
- La disponibilité sur tous les appareils (téléphone, ordinateur, tablette);
- Moins onéreux.
En outre, soyez économe et minimaliste surtout en période de création. Il ne sert à rien d’acheter des dizaines de classeurs ou de logiciels complexes qui ne vous serviront pas à grande chose.