Toute entreprise immatriculée au RCS doit respecter des obligations comptables précises en fonction de sa taille et du régime auquel il est soumis. Par exemple si elle est soumise au régime réel d’imposition, l’entreprise se doit de tenir une comptabilité fidèle et qui reflète sa réalité économique. Les sociétés ont le choix entre tenir elles-mêmes leur comptabilité ou la confier à un cabinet d’expertise comptable.
Les obligations d’une entreprise soumise au régime réel d’imposition
Ces entreprises ou leurs cabinets doivent tenir une comptabilité chronologique enregistrant tous les mouvements d’achat, de vente et toutes les opérations liées au patrimoine de l’entreprise. Ils doivent également procéder à un inventaire de ce qu’ils possèdent au moins une fois dans l’année. Puis à partir des enregistrements comptables et des travaux d’inventaire, ils doivent établir un jeu complet d’états financiers. Ils sont également obligés d’établir des factures pour toutes les ventes et doivent obligatoirement détenir un compte bancaire. À la clôture d’un exercice, ces entreprises doivent conserver tous les documents comptables : factures clients et fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, livres journal, grands livres, et états financiers pendant au moins 10 ans.
Chaque année, les comptes de ces entreprises doivent être approuvés par le conseil d’administration lors d’une assemblée générale ordinaire, dans les 6 mois après la clôture des comptes. Un mois après l’approbation des comptes, les sociétés commerciales doivent déposer leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Sachez que désormais, il est possible de faire ce dépôt en ligne.
Les sociétés commerciales ont également l’obligation de rédiger un manuel de procédures, qui comme son nom l’indique décrit les procédures appliquées au sein de l’entreprise. Ce manuel doit contenir tous les détails sur l’organisation générale de l’entreprise (forme, siège, capital, activité, chiffres d‘affaires, organigramme, etc.). Il présente également tous les intervenants internes et externes de l’entreprise. Le manuel de procédures doit décrire les systèmes comptables utilisés (centralisateur classique « journal centralisateur-journaux auxiliaire »). Il doit également décrire toutes les procédures d’inventaire suivies, les documents d’entrée et de sortie, le responsable et la fréquence des opérations.
Si besoin est, il est possible de faire appel à un expert comptable à Namur.
Les obligations comptables des petites entreprises
Les petites entreprises ont droit à une présentation simplifiée et allégée de leurs comptes annuels. Certaines conditions relatives au montant du chiffre d’affaires, le total du bilan et le nombre de salariés doivent être remplies pour être qualifiés de petites entreprises et ainsi bénéficier de ce régime allégé. Concrètement, ces entreprises peuvent procéder à l’enregistrement de leurs créances et de leurs dettes seulement à la clôture de l’exercice. Par ailleurs, ils ne sont pas obligés de fournir un jeu complet d’état financier. Ils peuvent fournir uniquement un bilan et un compte de résultat simplifiés. Les microentreprises ont des obligations comptables encore plus allégées. En effet, elles n’ont pas besoin de fournir un bilan et un compte de résultat, mais peuvent ne tenir qu’un livre journal contenant les détails des recettes et un registre récapitulant les détails des achats par année.